Leitweg-ID: Der komplette Leitfaden

Was ist eine Leitweg-ID, wie ist sie aufgebaut und wo finde ich sie?

Was ist eine Leitweg-ID?

Die Leitweg-ID ist eine eindeutige Kennung für den elektronischen Rechnungseingang bei deutschen Behörden. Sie wird auch als 'Buyer Reference' in XRechnung bezeichnet und ist seit April 2020 für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland Pflicht.

Eindeutige Zuordnung der Rechnung zur empfangenden Behörde/Abteilung
Automatische Weiterleitung an die richtige Stelle
Pflichtfeld für XRechnung in Deutschland (BR-DE-1)

Aufbau und Format

Die Leitweg-ID folgt einem standardisierten Format:

Format

XX-YYYYYY-ZZ

2-3 Ziffern

Grobadressierung

Identifiziert das Bundesland oder die Ebene (Bund, Land, Kommune)

Beispiele: 99 = Bund, 02 = Bayern, 12 = Brandenburg

6 Zeichen (alphanumerisch)

Feinadressierung

Identifiziert die spezifische Behörde oder Organisationseinheit

Beispiele: T12345, B99AAA, 123456

2 Ziffern

Prüfziffer

Dient zur Validierung der ID

Beispiele: 01, 99, 42

Beispiel-IDs

991-B12345-99→ Bundesbehörde

04-A23456-01→ Behörde in Bremen

123-98765A-42→ Kommunale Verwaltung

Wo finde ich die Leitweg-ID?

1. Auftragsunterlagen

Die Leitweg-ID sollte in der Bestellung, im Auftrag oder in den Vertragsunterlagen angegeben sein.

2. Beim Auftraggeber erfragen

Wenn die ID nicht in den Unterlagen steht, fragen Sie direkt beim Rechnungsempfänger nach.

3. OZG-RE Portal

Manche Behörden veröffentlichen ihre Leitweg-IDs auf ihren Webseiten oder im OZG-RE Portal.

4. ZRE-Portal

Die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes listet Leitweg-IDs von Bundesbehörden.

⚠️ Wichtig: Verwenden Sie immer die vom Auftraggeber mitgeteilte Leitweg-ID. Eine falsche ID führt zur Ablehnung der Rechnung.

Häufige Fehler und Lösungen

BR-DE-1: Buyer reference missing

Ursache:

Die Leitweg-ID fehlt komplett in der XRechnung.

✓ Fügen Sie die Leitweg-ID im Element <cbc:BuyerReference> ein.

<ubl:Invoice>
  <cbc:BuyerReference>991-B12345-99</cbc:BuyerReference>
  ...
</ubl:Invoice>

BR-DE-18: Invalid Leitweg-ID format

Ursache:

Die ID entspricht nicht dem Format XX-YYYYYY-ZZ oder die Bindestriche fehlen.

✗ 991B1234599→✓ 991-B12345-99(Bindestriche fehlen)

✗ 99-B12345-99→✓ 991-B12345-99(Grobadressierung zu kurz)

✗ 991-B123-99→✓ 991-B12345-99(Feinadressierung zu kurz)

Rechnung wird abgelehnt trotz Leitweg-ID

Ursache:

Die verwendete Leitweg-ID ist falsch oder veraltet.

✓ Prüfen Sie die ID gegen die Auftragsunterlagen. Kontaktieren Sie bei Unsicherheit den Auftraggeber.

Leitweg-ID in CII (ZUGFeRD)

Im CII/Cross Industry Invoice Format wird die Leitweg-ID anders platziert:

<rsm:CrossIndustryInvoice>
  <rsm:ExchangedDocument>
    <ram:IncludedNote>
      <ram:Content>Leitweg-ID: 991-B12345-99</ram:Content>
      <ram:SubjectCode>REG</ram:SubjectCode>
    </ram:IncludedNote>
  </rsm:ExchangedDocument>
  ...
  <ram:BuyerReference>991-B12345-99</ram:BuyerReference>
</rsm:CrossIndustryInvoice>

💡 In CII kann die Leitweg-ID sowohl in BuyerReference als auch in einer Note angegeben werden.

Best Practices

✓Erfragen Sie die Leitweg-ID bereits bei der Auftragsklärung
✓Speichern Sie die ID in Ihrem ERP-System beim Kundenstamm
✓Prüfen Sie die Leitweg-ID vor dem Versand mit einem Validator
✓Bei Ablehnung: Prüfen Sie zuerst die Leitweg-ID
✓Dokumentieren Sie, von wem und wann Sie die ID erhalten haben

Rechnung mit Leitweg-ID validieren

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