Buyer Reference (Käuferreferenz) in XRechnung
BR-DE-1: Warum die Käuferreferenz in Deutschland Pflicht ist
Was ist die Buyer Reference?
Die Buyer Reference (Käuferreferenz, BT-10) ist eine vom Rechnungsempfänger vergebene Referenznummer. In Deutschland ist sie für alle XRechnungen an öffentliche Auftraggeber seit April 2020 verpflichtend (Regel BR-DE-1).
- Eindeutige Zuordnung der Rechnung zum Auftrag/Vertrag
- Automatische Weiterleitung an die richtige Stelle
- Ermöglicht automatisierte Rechnungsverarbeitung
Was kann als Buyer Reference verwendet werden?
Leitweg-ID
Die offizielle elektronische Adresse der deutschen Behörde
Beispiel: 991-B12345-99
Wann: Immer bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland
Bestellnummer
Die vom Empfänger vergebene Auftragsnummer
Beispiel: PO-2026-001234
Wann: Wenn vom Auftraggeber explizit so gefordert
Vertragsnummer
Referenz auf einen bestehenden Rahmenvertrag
Beispiel: CONTRACT-2026-ABC
Wann: Bei wiederkehrenden Leistungen unter einem Vertrag
Projektnummer
Interne Projektreferenz des Auftraggebers
Beispiel: PROJ-12345
Wann: Wenn vom Auftraggeber vorgegeben
⚠️ Wichtig: Verwenden Sie immer die vom Auftraggeber vorgegebene Referenz. Bei öffentlichen Auftraggebern in Deutschland ist dies in der Regel die Leitweg-ID.
Die BR-DE-1 Regel im Detail
BR-DE-1 ist eine deutsche Erweiterung des europäischen EN16931-Standards:
Was prüft BR-DE-1?
Die Regel prüft, ob das Element <cbc:BuyerReference> vorhanden und ausgefüllt ist.
Warum gibt es diese Regel?
Sie stellt sicher, dass jede elektronische Rechnung an deutsche Behörden automatisch zugestellt werden kann.
Wann gilt BR-DE-1?
Bei allen XRechnungen, die an öffentliche Auftraggeber in Deutschland gerichtet sind (B2G).
Gilt BR-DE-1 auch für B2B?
Nein, in der reinen B2B-Kommunikation ist die Buyer Reference optional, wird aber empfohlen.
Buyer Reference in XML einfügen
UBL Invoice (XRechnung-Format)
Die Buyer Reference wird direkt unter dem Invoice-Root-Element platziert:
<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<ubl:Invoice xmlns:ubl="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:Invoice-2"
xmlns:cbc="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:CommonBasicComponents-2">
<cbc:ID>RE-2026-001</cbc:ID>
<cbc:IssueDate>2026-02-08</cbc:IssueDate>
<!-- Buyer Reference (Leitweg-ID oder andere Referenz) -->
<cbc:BuyerReference>991-B12345-99</cbc:BuyerReference>
<!-- Rest der Rechnung ... -->
</ubl:Invoice>💡 Die BuyerReference muss vor dem DocumentCurrencyCode und nach IssueDate platziert werden.
CII/Cross Industry Invoice (ZUGFeRD)
In CII wird die Buyer Reference in den Trade-Agreement-Bereich eingefügt:
<rsm:CrossIndustryInvoice>
<rsm:ExchangedDocumentContext>
<ram:GuidelineSpecifiedDocumentContextParameter>
<ram:ID>urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xoev-de:kosit:standard:xrechnung_3.0</ram:ID>
</ram:GuidelineSpecifiedDocumentContextParameter>
</rsm:ExchangedDocumentContext>
<rsm:SupplyChainTradeTransaction>
<ram:ApplicableHeaderTradeAgreement>
<!-- Buyer Reference -->
<ram:BuyerReference>991-B12345-99</ram:BuyerReference>
<!-- Rest ... -->
</ram:ApplicableHeaderTradeAgreement>
</rsm:SupplyChainTradeTransaction>
</rsm:CrossIndustryInvoice>Häufige Fehler und Lösungen
BR-DE-1: Eine Rechnung muss eine Käuferreferenz (BT-10) enthalten
Ursache:
Das Element <cbc:BuyerReference> fehlt oder ist leer.
✓ Fügen Sie die vom Auftraggeber bereitgestellte Referenz ein.
✗ Vorher:
<ubl:Invoice>
<cbc:ID>RE-001</cbc:ID>
<!-- BuyerReference fehlt -->
</ubl:Invoice>✓ Nachher:
<ubl:Invoice>
<cbc:ID>RE-001</cbc:ID>
<cbc:BuyerReference>991-B12345-99</cbc:BuyerReference>
</ubl:Invoice>BuyerReference ist vorhanden, aber Rechnung wird abgelehnt
Ursache:
Die verwendete Referenz ist falsch oder entspricht nicht den Erwartungen des Empfängers.
✓ Prüfen Sie die Referenz gegen die Auftragsunterlagen. Bei Behörden: Ist es wirklich die korrekte Leitweg-ID?
BuyerReference und OrderReference verwechselt
Ursache:
Die Bestellnummer wurde in OrderReference statt in BuyerReference eingetragen.
✓ In Deutschland muss die Leitweg-ID in BuyerReference stehen. Die Bestellnummer kann zusätzlich in OrderReference.
Buyer Reference vs. Order Reference
Beide Felder können in XRechnung verwendet werden, haben aber unterschiedliche Bedeutungen:
| Buyer Reference | Order Reference | |
|---|---|---|
| Zweck | Routinginformation für elektronische Zustellung | Optionale kaufmännische Referenz auf Bestellung |
| Pflicht (Deutschland B2G) | ✓ JA (BR-DE-1) | Optional |
| Inhalt (typisch) | Leitweg-ID: 991-B12345-99 | Bestellnummer: PO-2026-001 |
| XML-Element (UBL) | <cbc:BuyerReference> | <cac:OrderReference><cbc:ID> |
💡 Bei deutschen Behörden: Leitweg-ID in BuyerReference ist Pflicht. Bestellnummer kann zusätzlich in OrderReference.
Best Practices
- ✓Erfragen Sie die Buyer Reference (bei Behörden: Leitweg-ID) bereits bei Auftragsklärung
- ✓Dokumentieren Sie die Referenz beim Kundenstamm in Ihrem ERP-System
- ✓Bei Behörden: Verwenden Sie immer die offizielle Leitweg-ID als Buyer Reference
- ✓Testen Sie Rechnungen mit einem Validator vor dem Versand
- ✓Bei Ablehnung: Prüfen Sie zuerst die Buyer Reference auf Tippfehler
- ✓Speichern Sie Auftragsunterlagen, die die Referenz enthalten